Postupak javnobilježnički ovjerenog prijevoda

Polazište je ova razlika: javni bilježnik ne ovjerava prijevod, nego potpis ispod prijevoda. Ta jedna rečenica objašnjava zašto postupak teče upravo tim redoslijedom i zašto se naknadni ispravci ne mogu raditi.

Tko što ovjerava?

U lancu postoje tri odvojene odgovornosti i one se međusobno ne zamjenjuju. Ustanova koja je ispravu izdala odgovara za točnost sadržaja. Prevoditelj odgovara za to da prijevod odgovara izvornoj ispravi. Javni bilježnik pak samo utvrđuje da potpis doista pripada tom prevoditelju.

Praktična je posljedica takva ustroja ova: javnobilježnička ovjera nije potvrda kvalitete. Kad ustanove traže javnobilježničku ovjeru, ne traže kvalitetu, nego identitet odgovorne osobe. Žele da u slučaju spora bude jasno tko je sugovornik.

Praktična je korist razumijevanja toga ustroja sljedeća: to što je javnobilježnička ovjera ishođena ne znači da je prijevod bez pogreške. Provjeru treba obaviti onaj tko će se ispravom koristiti, dakle Vi. Vlastitim očima pročitati polja poput pisanja imena, datuma rođenja i broja dokumenta prije ovjere najdjelotvornije je jamstvo kvalitete.

Tko može biti turski sudski tumač?

U Türkiye status turskog sudskog tumača nije državni naziv koji se stječe središnjim ispitom. Prevoditelj se javnobilježničkom uredu obraća s dokumentima koji potvrđuju da poznaje određeni jezik; ured tu izjavu unosi u zapisnik o prisezi i u svojoj evidenciji čuva ogledni potpis. Od toga se trenutka njegov potpis u tom javnobilježničkom uredu priznaje.

To ima dvije posljedice. Prva je da se ovlast temelji na odnosu uspostavljenom s javnobilježničkim uredom; jedinstvene središnje evidencije na razini cijele zemlje nema. Druga je da naziv nije stupanj jezične osposobljenosti, nego izjava o odgovornosti. Kakvoća prijevoda ovisi o obrazovanju i iskustvu prevoditelja; zapisnik o prisezi to ne mjeri.

U praksi to znači sljedeće: izraz „turski sudski tumač” jamči donju granicu, a o gornjoj ne govori ništa. Iskustvo s određenom vrstom dokumenta, praksa druge provjere i dosljednost nazivlja – to su stvari koje treba pitati neovisno o nazivu.

Kada javnobilježnička ovjera nije potrebna?

Javnobilježnička se ovjera ishodi zato što je ustanova traži; ona nije samorazumljiv uvjet za svaki prijevod. Uporaba unutar ustanove, faza prethodnog pregleda, informativno dopisivanje i trgovački pregovori obično ne traže ovjeru. Nepotrebna ovjera i trošak je i gubitak vremena.

Nasuprot tomu, neke se ustanove zadovoljavaju samo turskim sudskim prijevodom i to izrijekom navode. U toj su skupini mnoga sveučilišta i migracijska tijela u inozemstvu: dovoljni su izjava ureda i pečat. Službena tijela u Türkiye pak najčešće traže javnobilježničku ovjeru.

Ispravan način odlučivanja nije nagađanje, nego potvrda. Popis dokumenata na mrežnim stranicama ustanove ili vodič za prijavu najčešće daju jasan odgovor na to pitanje. Ako se ne mogu pronaći, pisani upit unaprijed sprječava zastoj od nekoliko dana.

Faza	Tko je provodi	Što se provjerava	Što se događa ako se preskoči
Pribavljanje dokumenta	Podnositelj	Aktualnost, izvornik, čitljivost	Predmet se vraća u fazi kod javnog bilježnika
Odluka o opsegu	Podnositelj i ured	Pisani zahtjev ciljne ustanove	Ishodi se previše ili premalo ovjera
Prijevod	Turski sudski tumač	Brojevi, imena, datumi, raspored	Nakon ovjere ispravak više nije moguć
Druga provjera	Ured	Usporedba s izvornikom	Pogreške prelaze u službeni primjerak
Potpis i pečat	Prevoditelj	Cjelovitost teksta izjave	Javni bilježnik ne može ovjeriti
Javnobilježnička ovjera	Javnobilježnički ured	Podudaranje potpisa s evidencijom	Dokument se u službenom postupku ne prihvaća

Postupak korak po korak

1. Zatražite pisani zahtjev ciljne ustanove. Formulacija „neka bude javnobilježnički ovjereno” nije dovoljna; u istom dopisu mora se vidjeti i je li potreban apostille.
2. Pripremite izvornik dokumenta. Pri postupku kod javnog bilježnika očekuje se predočenje izvornika ili ovjerenog prijepisa.
3. Odredite broj primjeraka. Ovjeren primjerak ostaje u ustanovi u koju je predan. Ako se prijavljujete trima ustanovama, zatražite tri primjerka odmah.
4. Dajte izraditi prijevod. Angažiranje prevoditelja koji dobro poznaje tu vrstu dokumenta smanjuje potrebu za naknadnim ispravcima.
5. Provjerite i sami. Sami pročitajte pisanje imena, datum rođenja, broj dokumenta i nazive mjesta; u tim se poljima najčešće griješi.
6. Dovršite postupak kod javnog bilježnika. Potpis prevoditelja uspoređuje se s evidencijom i ovjerava.
7. Ako je potrebno, prijeđite na apostille. Javnobilježnički ovjeren prijevod smatra se sudskim dokumentom i njegov apostille izdaje turska pravosudna komisija.

Vaš vlastiti popis za provjeru

• Je li Vaše ime napisano jednako kao u latiničnom zapisu u putovnici?
• Podudaraju li se datum i mjesto rođenja s podacima iz osobne isprave?
• Jesu li brojevi dokumenta i serijski brojevi preneseni u cijelosti?
• Jesu li u prijevodu navedeni pečati, žigovi i rukom pisane bilješke?
• Je li broj stranica jednak kao u izvornom dokumentu?
• Je li ciljni jezik ispravan? Neke ustanove uvjetuju vlastiti službeni jezik.
• Koliko je primjeraka potrebno?

Najčešće pogreške

Traženje ispravka nakon ovjere. To je najskuplja pogreška u postupku. Ovjera je vezana uz potpis; čim se dirne u tekst, ovjera gubi valjanost i postupak se provodi iznova. Zato provjeru treba obaviti prije odlaska javnom bilježniku.

Ishođenje apostillea pogrešnim redoslijedom. Kad apostille treba dobiti izvorna isprava, a dobije ga prijevod, ili obrnuto, predmet se odbija. Redoslijed određuje zahtjev ciljne ustanove.

Nepotpun lanac kod strane isprave. Da bi se isprava sastavljena u inozemstvu mogla upotrijebiti u Türkiye, mora biti ovjerena u vlastitoj zemlji. Javni bilježnik u Türkiye ne ovjerava ovlast stranoga tijela.

Prijava većem broju ustanova s jednim primjerkom. Ustanova primjerak ne vraća. Kad se broj primjeraka ne isplanira unaprijed, postupak se provodi drugi put.

Odabir pogrešnoga ciljnog jezika. Neke zemlje imaju više službenih jezika, a koji će se tražiti, ovisi o području kojemu se prijava podnosi. Prijevod na pogrešan jezik odbija se unaprijed, pa i kad je tehnički besprijekoran.

Previđanje uvjeta novosti dokumenta. Mnoge ustanove traže da dokument bude nedavnog datuma. To što je prijevod nov, to ne nadoknađuje; gleda se datum izdavanja dokumenta.

Koliko dugo vrijedi javnobilježnički ovjeren prijevod?

Sam ovjereni prijevod nema roka valjanosti. Ustanove ipak gledaju datum izdavanja dokumenta. Zato prijevod izvatka iz registra stanovništva ovjeren prije godinu dana možda neće biti prihvaćen ni kad je prijevod besprijekoran; traži se prijevod aktualnog dokumenta.

Nasuprot tomu, kod dokumenata poput diplome, čiji se datum ne mijenja, stanje je drukčije. Ovjeren prijevod diplome može se upotrijebiti i godinama poslije jer se sadržaj dokumenta ne mijenja. Razliku je lako povući ovim pitanjem: prikazuje li dokument trenutačno stanje ili potvrđuje trajnu činjenicu?

Dokumenti koji prikazuju trenutačno stanje (izvadak iz registra stanovništva, zapis iz kaznene evidencije, potvrda o adresi prebivališta, stanje na bankovnom računu) moraju se obnavljati. Dokumenti koji potvrđuju trajnu činjenicu (diploma, turski rodni list, sudska odluka) obično se ne obnavljaju. Ta razlika znatno smanjuje trošak nepotrebnog ponavljanja.

Priprema koja ubrzava postupak

• Pisani zahtjev ciljne ustanove stavite na vrh predmeta; u svakom će se koraku gledati upravo on.
• Izvornike dokumenata prikupite fizički na jedno mjesto; dokumenti iz različitih gradova određuju raspored u vremenu.
• Zabilježite kako je Vaše ime napisano u putovnici i javite to prevoditeljskom timu.
• Odredite kolikom se broju ustanova prijavljujete i prema tome zatražite broj primjeraka.
• Odmah pitajte je li potreban apostille; naknadno dodan korak remeti raspored.
• Prvu inačicu prijevoda pročitajte prije ovjere; ispravak je besplatan samo u toj fazi.

Kako funkcionira strana troška?

Postoje dvije odvojene stavke. Naknada za uslugu prevođenja cijena je koju određuje ured i ovisi o opsegu, jezičnom paru i vrsti dokumenta. Javnobilježnička nagrada podliježe službenoj tarifi; ne razlikuje se od ureda do ureda i nije uključena u cjenik prevoditeljskog ureda.

Kad se ta razlika shvati, pitanje „koji je javni bilježnik jeftiniji” gubi smisao. Usporediti treba samo opseg na strani prevođenja: postoji li druga provjera, je li broj primjeraka uključen, koliki je rok isporuke. Kako se izračunava stavka prijevoda, objašnjavamo na stranici cijena, a za koje se dokumente traži ovjera, u vodiču kroz dokumente. Svoj predmet možete poslati putem obrasca za ponudu.

Prikaz u nastavku sažima uobičajenu praksu; praksa ustanova može se razlikovati. Pojedinosti provjerite kod ustanove kojoj dokumente predajete.